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Gestión Documental

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¿Qué Hacemos en su empresa?

Nuestra propuesta está encaminada a dar una solución que contribuya en la eficiente manera de administrar su información cumpliendo la normativa, Ley 594, Ley general de Archivos, decreto 2609 de 2012, decreto 1080 de 2015, resolución 8934 de la SIC, que exige a las entidades privadas a cumplir la Ley 594, y Directiva Presidencial 004 del 2012, CERO PAPEL, a través de la optimización de los procesos, mediante la implementación de un Sistema Integral de Gestión Electrónica de Documentos-SIGED.

Nuestra Experiencia

INGESO®, cuenta con la metodología, para lograr un exitoso proyecto que abarcan todo el ciclo vital del documento desde su Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición Final, siguiendo la normativa que rige la Ley 594 del 2000 emitida por el Archivo general de la Nación-AGN.

Trabajamos con herramientas archivísticas tales como: las Tablas de Retención Documental TRD, Tablas de Valoración Documental TVD, y demás instrumentos archivísticos que nos ayudan a organizar y administrar los archivos y acervos documentales mediante una metodología que nos va llevando paso a paso por una secuencia de actividades ordenadas y lógica hasta lograr la implementación.

gestion documental

¿Por que implementar el Sistema de Gestión Documental?

Para su entidad la implementación del Programa de Gestión Documental PGD le permitirá el mejoramiento continuo del proceso documental y el diseño de un instrumento archivístico, en el corto, mediano y largo plazo, que encamine la adecuada planificación, procesamiento, administración, manejo y organización de la documentación en cualquier soporte, producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización, conservación y preservación.

El PGD enriquece la inclusión de varios aspectos relacionados con el manejo y administración del documento electrónico, lo cual hace que la Entidad, esté implementando mecanismos para dar cumplimento de las políticas nacionales y sectoriales de cero papel, de desarrollo administrativo y eficiencia administrativa, transparencia, servicio al ciudadano, cuidado del medio ambiente, entre otros.

¿Cuales son los beneficios de su empresa?

1. Disminución de costos administrativos y aumento de la productividad
2. Mejora en el control, Administración y Acceso a la información a través de la Web.
3. Interacción con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión
4. Garantizar la seguridad, conservación, preservación y recuperación de la información contenida en los documentos de archivo, independientemente de su soporte.
5. Disposición y mejora de la gestión documental, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
6. Definir las acciones a implementar, para el cumplimiento de la normatividad archivística recientemente expedida.

7. Incluir dentro de la administración de la documentación, la temática asociada al Manejo Eficiente del documento electrónico, con el fin de garantizar su disponibilidad oportuna y adecuada preservación en el largo plazo, tomando en cuenta la normatividad expedida para tal fin.
8. Ahorros considerables por la optimización y reducción en el uso del papel, impactando los costos de almacenamiento, producción y organización de archivos.
9. Uso de herramientas ya aprobadas y normalizadas como la Firma Digital, Firma Electrónica y Estampado Cronológico que nos ayudaran implementar con mayor eficiencia la Directiva Presidencial Cero Papel.

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Entendiendo por Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

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