En este artículo queremos explicar como puedes realizar el acta de Conformación del COPASST. Para esto queremos mencionar que debes hacer después de haber elegido a los representantes del empleador en el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST.
El acta de conformación del COPASST se debe realizar en la primera reunión donde fueron elegidos los miembros del comité. En esta primera reunión recomendamos citar a los involucrados tanto como principales y suplentes debido a que el objetivo de la reunión es divulgar sobre todas las funciones del COPASST, para así definir cómo se van a manejar la programación de reuniones, elaboración de actas y recepción de sugerencias por parte de los trabajadores.
Para definir el Acta de Conformación del COPASST vamos a sugerir los siguientes puntos:
El Encabezado del acta de conformación del COPASST
Para el encabezado del acta de conformación del COPASST se debe incluir la siguiente información:
- Fecha de la reunión. (Muy importante indicarla dentro del Acta).
- Lugar de la reunión. (Según la sede donde se realice la reunión. Si la empresa tiene varias sedes).
- Hora de inicio y finalización de la reunión. (Determinar la fecha y hora es vital para conocer la duración de la reunión)
Quórum (¿Quienes se reúnen?)
Según lo establecido y de acuerdo con el artículo 8 de la Resolución 2013 de 1986, el Quórum se logra con la mitad de los miembros del comité. El acta de conformación del COPASST debe mencionar si el objetivo de la reunión con los siguientes criterios:
- Mencionar a cada una de las personas que asistieron a la reunión.
- Identificar si el Presidente y suplente estuvieron en la reunión.
- Validar si existe un asistente el cual puede representar a los trabajadores.
Importante: Si el comité está conformado por dos representantes de los trabajadores y dos representantes del empleador el quórum será de tres personas.
El presidente(a) del COPASST
En el COPASST durante la reunión se anuncia quién fue la persona elegida por el empleador como Presidente del comité, esto debe quedar especificado en el acta. No sobra mencionar cuales son las actividades del Presidente en los siguientes puntos:
El Secretario(a) del COPASST
El secretario es elegido por votación al interior del comité, en el Acta se debe indicar quién fue la persona que quedó elegida como secretario(a) del comité.
Si la elección se realizó en forma unánime, se puede escribir: “… de forma unánime los miembros del comité eligen como secretario(a) a … “. En caso de tener varios candidatos, se debe establecer quiénes fueron, el número de votos que cada uno obtuvo y al final determinar quién será el secretario o secretaria del comité. Parte de sus funciones a desempeñar en el COPASST son:
Otros Integrantes del COPASST:
Compromisos de la reunión
De acuerdo con las estructura de la empresa, las características del personal, el tiempo disponible y el avance en la implementación del SG-SST se pueden incluir otros temas en el acta de conformación del COPASST.
Al finalizar la reunión, en el acta deben quedar los compromisos adquiridos, para cada uno de ellos incluir:
- Descripción de la actividad a realizar
- Responsable de ejecutar la actividad
- Fecha en que debe estar finalizada la actividad
Por último, en la última hoja del acta deben quedar las firmas de todos los que asistieron a la reunión.
IMPORTANTE: Reunir por lo menos una vez al mes a los representantes del COPASST en la empresa y durante la jornada laboral, manteniendo un archivo de las actas de reunión.
Descarga aquí el ejemplo de como realizar el Acta de Conformación del COPASST.
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