¿Por qué usar un software para el SG-SST?

En los últimos tres años se han presentado cambios significativos en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) a todas las empresas colombianas desde un trabajador sin importar su actividad económica. Estos cambios se han visto reflejados en el proceso de la implementación y ejecución de los estándares mínimos, en el cual se deben tener aspectos claramente definidos como la estructura y organización estratégica, para así poder gestionar y administrar un SG-SST de acuerdo a la magnitud de la empresa.

De acuerdo con el nuevo Decreto 52 del 2017 los profesionales, técnicos, tecnólogos y responsables de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), deben cumplir con 5 etapas lógicas para realizar correctamente el proceso de ejecución dentro de las empresas. La incógnita o preocupación está centrada en cómo cumplir con la gestión, organización y administración de todos los procesos que se están llevando en cada empresas día a día.

¿Cómo optimiza un software la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo?

Teniendo en cuenta lo anterior, vamos ahora a verificar cuales son las soluciones de optimización que permite una herramienta enfocada en el SG-SST en todas las empresas. Como todo tipo de software debe contar con un modelo lógico de gestión y organización para planificar los posibles problemas y así mismo, encontrar las soluciones de acuerdo a la magnitud de la empresa según su actividad económica y número de trabajadores. Para analizar mejor qué puede optimizar revisaremos los siguientes puntos, los cuales creemos esenciales para encontrar una razón real de la herramienta tecnológica el Software SG-SST.

Los problemas actuales en las empresas

1. Unas de tantas dificultades se encuentra en la ejecución de controles propios en las actividades, donde se busca reducir los procesos de rutina mediante las soluciones sistematizadas; el primer término se limita a la compra de equipos o computadores para colocarlos en red y a su vez que todos se encuentren estandarizados con Word y Excel. Por ejemplo, con la herramienta Excel, poder organizar mediante una matriz los ausentismos laborales, entre otros.
2. Si analizamos de fondo encontramos que los equipos informáticos presentan fallas por falta de mantenimiento o simplemente mala manipulación. Por esto mismo es necesario tener en cuenta que, todos los documentos deben tener una copia de seguridad cada vez que sea requerido. Recientemente uno de los grandes inconvenientes en las empresas es dejar todo guardado sin poder colocar permisos, restricciones o estandarizar cada carpeta para que cualquier trabajador tenga acceso a la información, lo cual en algunas ocasiones no es tan práctico, si no se encuentran organizadas y con una jerarquía de cada documento.
3. Hoy en día las empresas enfrentan grandes cambios de estructura, donde se ven forzados de cambiar lo cotidiano por mejorar sus procesos especialmente en la seguridad de sus documentos y la organización planificada para la administración del mismo, por intermedio de cualquier trabajador o contratista. En la actualidad encontramos que uno de los grandes problemas es perder información por no centralizar todos los documentos en servidores físicos o virtuales, teniendo en cuenta la inversión de seguridad informática.

¿Implementar un software de gestión para el SG-SST?

Es tan sencillo como administrar, organizar y centralizar todo. La información que un sistema de gestión requiere para generar una estructura sólida para los responsables dentro de la organización, inclusive para llevar un historial de actividades y de seguimiento, para sustentar un sistema que todo trabajador requiere para mantener su salud y seguridad.

¿Cómo sería el Software en la práctica?

1. Como primera medida el Software debe contar con la opción de programar y registrar toda actividad relacionada con el Plan de Capacitación y Plan de Trabajo Anual.
2. Que todos los procesos y riesgos de la empresa sean registrados siempre en un mismo software y base de datos, teniendo así una rutina segura desde el punto de vista operacional y de la conservación de la información y/o documentos.
3. De la misma manera, todos los procesos administrativos en la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) necesitan controles y seguimiento, como por ejemplo: el reporte de los accidentes de trabajo, relación en la entrega de los EPP (Elementos de protección personal) en cada centro de trabajo, la generación de indicadores o reportes, historias clínicas, entre otros.
4. Contar con un estatus de implementación del SG-SST por medio del cual se permita desglosar cada artículo y todos los controles exigidos por el Decreto 1072 del 2015.
5. Organizar y administrar todos los documentos que estén diseñados en Excel, Word y PDF, donde se encuentren por categorías o como documentos separados, manteniendo la seguridad y confidencialidad, definiendo así los roles necesarios para la previsualización, descarga y edición de documentos.
6. Centralizar todos los datos de los contratistas para tener mayor alcance con cada documento desde exámenes ocupacionales, afiliaciones de seguridad social, entre otros. De esta forma sería una gestión unificada para la empresa, lo que significa que a la hora de requerir una información estadística, podrá ser generada más fácilmente, ya que estará guardada en la base de datos de la compañía, lo que a su vez generará una imagen destacada de eficacia y eficiencia ante proveedores, contratistas y agentes de control como la ARL y/o Ministerio de Trabajo.
7. La previsualización de la Matriz de peligros bajo la GTC 45 en el Software, permite identificar los niveles de interpretación o probabilidad, los cuales permiten definir los niveles de bajo, medio y alto de acuerdo a la identificación de peligros.
8. Tener un programador para el seguimiento facilita el agendamiento de actividades como capacitaciones, entrenamientos o inducciones de forma general, teniendo en cuenta a todos los trabajadores con la programación del Plan de Trabajo anual.
9. Si tenemos identificados los comités de COPASST y Convivencia Laboral, con cada uno de sus integrantes podemos divulgar y hacer conocer quienes están involucrados, para así mismo informar a todos los trabajadores.
10. Los 32 indicadores del Decreto 1072 del 2015 deben ser reflejados en la herramienta tecnológica de forma gráfica y medible, de acuerdo a los requisitos exigidos por la ARL o Ministerio de Trabajo.

Para entender mejor podemos comparar con el siguiente ejemplo: ¿Te imaginas al departamento de contabilidad realizando la nómina, impuestos, entre otros, calculando manualmente el valor a pagar? Con solo pensarlo se dificultan los resultados de manera óptima y eficiente. Además del trabajo tan rutinario que esto significa, la razón principal por la que esto no se hace de esta manera eficiente, es porque la empresa necesita tener los datos almacenados en una base corporativa segura para su posterior uso.