Una vez tengas definido el COPASST, debes establecer un mecanismo para generar las reuniones mensuales ordinarias y extraordinarias sea el caso necesario. En este caso la normatividad indica que el comité debe como mínimo reunirse una vez al mes o cuando algo suceda de forma repentina.
¿Qué puedes hacer en las Reuniones del COPASST?
Por lo general una vez conformado el COPASST los integrantes no saben como determinar cada reunión, es decir como generar un medio de comunicación para establecer mensualmente las reuniones con los integrantes del comité. En este caso queremos compartir nuestros tips sobre las estrategias más comunes para la comunicación con todos los trabajadores.
Herramientas para las reuniones
-Una herramienta usual, es con los correos, donde se puede establecer un medio de comunicación para las reuniones.
-Un grupo en Whatsapp es otro medio de comunicación para definir las próximas reuniones.
–Slack es una herramienta que en la actualidad es útil para generar comunicación inmediata de forma corporativa.
-En caso de no tener un correo alguno de los miembros del comité, se puede determinar que las reuniones se puedan comunicar mediante una carta o circular dirigida a los trabajadores para que reciban la información de la reunión del comité (lugar, fecha y hora).
-Otra forma práctica es definir dentro de un calendario las fechas estipuladas, como por ejemplo que sean el último viernes de cada mes o reunirse el primer día hábil del mes. Así puedes determinar que los miembros puedan programar sus actividades y asignar un tiempo para los avances permanentes enfocados con la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
-Para tomar nota y no olvidar absolutamente nada en las reuniones, te recomendamos usar Evernote. Es una herramienta gratuita para celulares la cual es de gran ayuda para quién tiene dificultades en el momento de recordar algo importante.
¿Cuales son los temas importantes para tratar en el COPASST?
1. Capacitación en las funciones del COPASST
La capacitación inicial del COPASST esta centrada en conocer cuales son las funciones de los miembros del comité, las cuales pueden ser consultadas en la Resolución 2013 del 1986. Esta capacitación inicial puede realizarla un miembro del COPASST para liderar el proceso o el mismo responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), también un asesor externo, un asesor de la ARL o cualquier persona quién haya realizado el curso de las 50 horas.
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2.Comunicación con los trabajadores
Parte vital del COPASST es tener definido un mecanismo de comunicación con los trabajadores, esto para que de forma eficiente exista un canal para organizar o centralizar absolutamente todo, para que ayuden a cooperar dentro de las mejoras del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Algunas empresas en la actualidad definen un correo interno, por ejemplo, elcopasst@nombreempresa.com y esta cuenta de correo será difundida con los trabajadores para que tengan claridad como poder reportar una condición o acto inseguro.
Si parte de los trabajadores, no tienen acceso a internet, puedes crear un buzón interno en la empresa para que los trabajadores pueden dejar allí todas sus novedades de comunicación al COPASST. No olvides que es de vital importancia tener el control de todos los PQRS dentro de la empresa.
3.Seguimiento del Avance en la implementación del SG-SST
Siendo una de las responsabilidades del COPASST en velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo, se recomienda que toda reunión realizada este entorno en reportar o comunicar todo los avances significativos para que todos los miembros del comité estén enterados o informados sobre los sucedido, adicional de las próxima actividades propuesta del Plan de Trabajo Anual, las cuales estarían próximas a desarrollar.
4.Inspecciones de Seguridad.
Se hace necesario realizar inspecciones en las áreas de trabajo para detectar las condiciones o actos inseguros para proponer recomendaciones de acuerdo a los identificado.
5. Orden y Limpieza
En el orden y limpieza se debe inspeccionar los puestos y áreas de trabajo, verificando el cumplimiento de las recomendaciones propuestas por el COPASST a los trabajadores.
6. Protección personal de los trabajadores
En cada actividad realizada por los trabajadores se debe identificar quienes usan y quienes no los EPP, para así mismo poder determinar las recomendaciones necesarias para que tenga uso frecuente y de forma adecuada los trabajadores.
7. Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo
Dentro de la investigación de accidentes se busca promover que todos los trabajadores reporten todo suceso para que se pueda investigar las causas presentadas en los incidentes y accidentes de trabajo.
8.Auditorias Internas del SGSST
El COPASST debe participar en las auditorias del SGSST, donde pueden proponer actividades para la Seguridad y Salud en el trabajo por medio del Plan de Trabajo.
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